Claims-made: voor bureau

Wat betekent claims-made voor een bureau?

Claims-made is een dekkingsvorm waarbij verzekeringsdekking vooral gekoppeld is aan het moment waarop een vordering/claim wordt ingesteld (of bij de verzekeraar wordt aangemeld), in plaats van aan het moment waarop de fout is ontstaan. Voor een bureau betekent dit dat een ogenschijnlijk oude beroepsfout alsnog kan leiden tot een claim binnen de dekkingsperiode—en daardoor (wel of niet) onder de polis kan vallen, afhankelijk van de exacte polisvoorwaarden.

Bij een bureau is de timing van zakelijke contacten, trajecten en opleveringen vaak complex. Denk aan advies dat later wordt betwist, of werkzaamheden die pas na afronding gevolgen blijken te hebben. Claims-made vraagt dan om een zorgvuldige koppeling tussen: wanneer de fout plaatsvond, wanneer de claim ontstond, en wanneer de claim is gemeld.

Hoe werkt claims-made in de praktijk?

Bij claims-made staan meestal drie momenten centraal, die je niet door elkaar moet halen:

1. Foutmoment: wanneer de fout/tekortkoming inhoudelijk plaatsvond.
2. Claimmoment: wanneer de opdrachtgever een vordering instelt, of wanneer de claim als zodanig ontstaat.
3. Meldmoment: wanneer die claim bij de verzekeraar wordt aangemeld binnen de periode die in de polis relevant is.

Of een bureau dekking krijgt, hangt dan af van de vraag of de claim (en/of de melding) valt binnen de verzekerde dekkingsperiode én binnen de voorwaarden die de polis aan die koppeling stelt. Daarom kun je bij claims-made niet uitsluitend redeneren vanuit “de fout gebeurde toen”. Je moet vooral kijken naar “wanneer werd er geclaim”.

Ook kan de praktische invulling verschillen per polis: de exacte definitie van “claim”, “vordering” of “melding” en de regels rond bewijs en communicatie bepalen hoe streng het moment technisch wordt beoordeeld. Omdat dit per verzekeraar en polis kan verschillen, is het essentieel dat je de formuleringen in de polisvoorwaarden letterlijk controleert.

Afbakening en belangrijke verschillen om te checken

De belangrijkste reden dat claims-made vaak tot discussie leidt, is dat mensen de foutdatum als uitgangspunt nemen. Bij claims-made is juist de claimkoppeling leidend. Daaruit volgen concrete controlepunten:

• Wat wordt precies gezien als een ‘claim’? Sommige polissen tellen pas wanneer er sprake is van een formele vordering; andere polissen kunnen bredere situaties relevant maken. De exacte tekst bepaalt dit.
• Hoe wordt het ‘meldmoment’ beoordeeld? Is het moment van ontvangen melding bij de verzekeraar bepalend, of het moment waarop het bureau het doorgeeft? Dit kan in de praktijk veel uitmaken.
• Wat gebeurt er bij beëindiging of afloop? Veel polissen bevatten regels voor afwikkeling na einde van dekking, zoals een langere periode voor melding of aanvullende bepalingen. De aanwezigheid en inhoud daarvan kunnen de uitkomst veranderen.
• Welke uitsluitingen gelden er? Ook als de claim binnen de dekkingsperiode valt, kunnen bepaalde situaties of categorieën van fouten of schade buiten dekking blijven volgens de voorwaarden.

Als je bureau regelmatig contracten afsluit of trajecten in fasen uitvoert, is het extra belangrijk om deze verschillen niet algemeen te veronderstellen maar per polis te verifiëren.

Controlepunten voor bureaus

Gebruik claims-made als checklist voor je eigen dossiers:

1. Leg per project vast wanneer werkzaamheden zijn uitgevoerd, zodat het foutmoment inzichtelijk is.
2. Noteer wanneer een opdrachtgever voor het eerst een vordering betwistte of opstelde (het claimmoment in jouw administratie).
3. Check wanneer en hoe je dat aan de verzekeraar meldt en of dat overeenkomt met de definitie in de polisvoorwaarden.
4. Controleer expliciet de regels rond einde van dekking: val je claim na beëindiging alsnog onder een eventuele naverwerkings- of meldregeling?
5. Vergelijk polisvoorwaarden voor beroepsfouten met de scope die in jouw situatie past (bijvoorbeeld aard van de opdracht en type aansprakelijkheid die je verwacht te dragen).

Voor bureaus is daarnaast nuttig om de bredere context rond beroepsfouten en aansprakelijkheid helder te hebben, zodat je de claimkoppeling kunt plaatsen. Je kunt hiervoor ook relevante uitleg opzoeken over beroepsfouten en over situaties rond claims na beëindiging, omdat de polisregels daar vaak samenkomen.

Onzekerheid blijft mogelijk als de polisbegrippen niet eenduidig zijn of als de feiten rond het claim- en meldmoment betwistbaar zijn. In dat geval helpt het om de verzekeraar en je eigen administratie consistent te laten aansluiten op de definities in de voorwaarden.